С чего начать построение CRM в Notion?

С базы клиентов. Клиент — первый шаг любого процесса: без него не будет ни проектов, ни платежей, ни задач. Создайте отдельную страницу-хранилище для всех баз (backend), внутри — базу «Клиенты» с полями (название, контактное лицо, телефон, email, сайт, комментарий, статус), а затем выведите её на дашборд как связанное представление (linked view).

Зачем хранить базы данных на отдельной странице?

Чтобы защитить оригиналы. Оригиналы баз лежат на странице backend, а на дашбордах используются связанные представления (linked views). Случайное удаление представления не тронет саму базу — структура и данные останутся в backend.

Как в Notion автоматически ставить дату смены статуса?

Добавьте поле типа Date (с временем) и автоматизацию: триггер — «статус изменён» (is edited), действие — записать в это поле текущее время (Now). Так вы точно знаете, сколько дней прошло с момента, например, отправки коммерческого предложения, и когда пора поторопить клиента.

Нужен ли платный Notion для автоматизаций?

Автоматизации настраиваются на платном тарифе (от Plus), но продолжают работать в копиях шаблона на бесплатном. Можно один раз купить месяц, настроить автоматизации и вернуться на бесплатный тариф — они не отключатся, вы просто не сможете их менять.

Как построить CRM клиентов в Notion: база, воронка и автоматизации (воркшоп, часть 1)

CRM в Notion начинается с базы клиентов — потому что клиент это первый шаг всего процесса: без него не будет ни проектов, ни платежей, ни задач. В этой части воркшопа мы с нуля соберём базу «Клиенты», превратим её в воронку продаж на канбане, добавим автоматическую дату смены статуса и настроим авто-перевод клиента в статус «Активный». Это первое видео серии, где я показываю, как строю шаблон для команд — с моими полями, связями и автоматизациями.

Логика процесса такая: клиент приходит → двигается по воронке от входящего лида до подписанного договора → становится активным → под него заводятся проекты, платежи и задачи. Сегодня — первый блок, база клиентов.

Шаг 1. Страница для всех баз (backend)

Сначала создайте страницу и включите Full width (три точки → Full width) — так дашборды выглядят как настоящее ПО. Затем создайте отдельную вложенную страницу, назовите её backend (или databases). Здесь будут храниться оригиналы всех баз данных.

Зачем так: оригиналы лежат в одном месте, а на дашбордах вы используете их связанные представления (linked views). Если кто-то случайно удалит представление — сама база уцелеет.

Шаг 2. База «Клиенты» и её поля

Внутри backend создайте базу данных как full page (/database → Full page). Минимальный набор полей:

Поле	Тип	Назначение
Name	Title	название клиента (юрлицо или имя)
Контактное лицо	Text	с кем общаетесь и кто принимает работы
Телефон	Phone	быстрый звонок прямо из карточки
Email	Email	почта клиента
Сайт	URL	сайт компании
Комментарий	Text	источник лида, любые пометки
Статус	Select	этап воронки (см. ниже)

Совет из практики: пропишите контактное лицо в договоре как ответственного за приёмку работ. Иначе вместо одного согласующего появятся пятеро «советчиков».

Шаг 3. Статусы = этапы воронки

Поле Статус (тип Select) сразу заполните этапами воронки — потом по ним построится канбан:

Входящий лид — как только клиент попал в систему.
Первый контакт — разобрали заявку, назначили встречу.
Подготовка КП — готовите коммерческое предложение.
КП отправлено — отправили, ждёте ответа.
Положительное решение / Отрицательное решение — согласие или отказ.
Договор заключён → Активный — работаем.

Цвета статусов можно задать вручную (они же станут цветами колонок канбана): положительное — зелёный, отрицательное — красный.

Шаг 4. Автоматическая дата смены статуса

Очень полезная микроавтоматизация. Добавьте поле «Дата обновления статуса» (тип Date, с временем). Не используйте Last edited time — оно меняется при правке любого поля. Нам нужна дата именно смены статуса.

Настройте автоматизацию (иконка молнии):

Триггер: поле «Статус» → is edited.
Действие: Edit property → «Дата обновления статуса» → Now.

Теперь при смене статуса записывается точное время. Формулой можно считать, сколько дней прошло: например, статус «КП отправлено» держится 3 дня — пора поторопить клиента.

Автоматизации настраиваются на платном тарифе (от Plus), но работают в копиях шаблона и на бесплатном. Можно купить месяц, всё настроить и вернуться на бесплатный.

Шаг 5. Канбан-доска воронки

Выведите базу на дашборд связанным представлением. Быстрый способ: в базе нажмите Copy link to view, перейдите на дашборд, вставьте (Cmd/Ctrl+V) и выберите Linked database view.

Переключите вид: Settings → Layout → Board. Notion сам сгруппирует по полю Select (Статус). В настройках можно:

скрыть лишние статусы (No status, «Активный»);
перетащить колонки в порядке воронки;
включить Color columns — колонки окрасятся в цвета статусов;
в Properties вывести на карточку нужные поля (телефон, контактное лицо, дату обновления).

Теперь видно, сколько лидов входящих, скольким готовите КП, сколько ждут ответа — и можно звонить прямо из карточки.

Шаг 6. Авто-перевод в «Активный»

Чтобы колонка «Договор заключён» не превращалась в бесконечную «сосиску», активных клиентов показывайте отдельно в табличном виде (фильтр по статусу «Активный»). А переход сделайте автоматическим:

Триггер: статус становится «Договор заключён».
Действие: изменить это же поле «Статус» на «Активный».

Как только вы перетаскиваете клиента в «Договор заключён», автоматика переводит его в «Активный», и он попадает в отдельную таблицу активных. Зачем два статуса? Чтобы разделить зоны ответственности: воронку ведёт отдел продаж, а активных клиентов подхватывает проджект-менеджер.

В конце вынесите воронку и таблицу активных на отдельную страницу CRM — чтобы не мешались на основном дашборде.

Что дальше

В следующих частях — база проектов, платежи, задачи с кнопкой автозаполнения и виджет статусов на дашборде. Готовую реализацию CRM с документооборотом и автоматическими проводками платежей можно посмотреть в шаблонах Freelance и Nooka Life, а логику задач и целей — в статье «GTD в Notion».